← Volver a los casos

/casos/administracion-gimnasio

Del cuaderno al cierre de caja

Sistema de administración financiera para un gimnasio: registra el día, reparte el dinero entre las cuentas donde de verdad está y proyecta el mes. Sustituyó a un cuaderno.

Cliente
Gimnasio, Venezuela
Rol
Desarrollador. Interpreté el cuaderno del cliente en un modelo de datos y se lo devolví para que lo corrigiera, diseñé y escribí la aplicación entera y su interfaz, la desplegué en el servidor y sigo iterándola directamente con el dueño.
Periodo
2026 — presente
Estado
En producción

El problema

Las cuentas del gimnasio vivían en un cuaderno. Cada día se anotaban a mano las activaciones, los planes vendidos y los gastos, y a fin de mes alguien sumaba. El dueño no pedía contabilidad: pedía saber, cualquier día a las siete de la tarde, cuánto entró, dónde está ese dinero y si el mes va a cerrar donde debería.

Antes de escribir una línea traduje el cuaderno a una hoja de cálculo y se la devolví para que la corrigiera. Ese fue el requerimiento: no lo que yo entendí, sino lo que él confirmó.

La decisión

Saber cuánto entró no sirve si no sabes dónde está

El dinero del gimnasio no está en un sitio: está repartido entre el efectivo de la caja, dos bancos y el punto de venta. El cuaderno anotaba cuánto se cobró; no dónde cayó. Con eso se puede cerrar el mes, pero no se puede responder la pregunta que de verdad se hace un martes: «¿puedo pagar la renta hoy, desde la cuenta de la que sale la renta?».

Así que la forma de pago dejó de ser una etiqueta pegada a la venta y pasó a ser la cuenta donde vive el dinero. Cada cobro entra en una, cada gasto sale de otra, y cada cuenta lleva su saldo real sumado sobre todo el histórico. Un traspaso mueve saldo entre dos cuentas y no toca el acumulado del día, porque no es ni venta ni gasto.

Lo que no tiene cuenta asignada se enseña aparte y en voz alta, en vez de repartirlo por lo bajo. Un saldo que no cuadra y no dice por qué es peor que un saldo incompleto: el primero se deja de mirar, el segundo se arregla.

Pantalla de registro del día: saldo de las cuatro cuentas arriba, ventas por plan con la cuenta en la que se cobró cada una, y los gastos con la cuenta de la que salen.
El cierre del día. Cada línea de venta lleva su cuenta («Cobrado en») y cada gasto la suya: por eso los saldos de arriba son reales y no una estimación.

Se ve mejor usándolo que leyéndolo. Hay una instancia abierta con datos inventados:

Sistema real · instancia de demostración · datos inventados

Entra y cierra un día

No es una maqueta escrita para el portafolio: es el mismo software del caso, en su propio contenedor y con su propia base. Se entra directo, sin clave ni registro. Puedes registrar ventas y gastos, repartirlos entre cuentas, apuntar quién entró, mover dinero de una cuenta a otra y romper lo que quieras.

Los tres meses de movimientos que vas a ver no existen. El padrón, los planes y los gastos están puestos para que las gráficas tengan algo que enseñar: días buenos, días flojos y un par de semanas con más vencimientos que altas.

Entrar a la demo

Entras como administrador y con todos los permisos, que es lo que hace falta para poder verlo todo. El control de permisos sigue puesto por dentro —se ve en la pestaña de Usuarios—; lo único que se quitó fue tener que teclear una clave. La base se rehace sola todas las noches, así que nada de lo que hagas le estorba al siguiente, y la instalación del gimnasio no comparte contenedor, red, base ni claves con esta.

Qué construí

Panel del sistema: venta, gastos y acumulado del periodo, indicadores de afiliados, activaciones y vencimientos, saldo por cuenta y seis gráficas.
El panel del periodo. Verde lo que entra, rojo lo que sale; las gráficas de categorías van en colores distintos entre sí y no en tonos de la misma gama, porque comparar cuatro verdes contra una leyenda es trabajo inútil.
Pantalla de eventos: tarjetas de las personas que entraron, con cédula, monto, reparto entre cuentas y hora.
Cada persona que entra es una tarjeta, no una fila de una tabla. Fue decisión del cliente: es como está el cuaderno.

Resultado

Corre desde agosto de 2026 y el gimnasio registra en él su operación diaria. La señal de que se usa de verdad no es una métrica: es que el dueño sigue mandando cambios por WhatsApp, y el último lote llegó esta semana.

Dos cosas que salieron de usarlo y no de diseñarlo. La primera: el histórico arrastraba cobros sin cuenta asignada, de cuando esa columna no existía, así que los gastos restaban y las ventas no sumaban, y todas las cuentas salían en rojo en el teléfono del dueño. Ahora el día entero se rechaza si falta una cuenta, y se valida antes de escribir para no dejar el cierre a medias. La segunda: el arranque sembraba datos de ejemplo si la tabla estaba vacía, lo que hacía imposible borrar los de muestra —volvían solos— y una vez se llevó por delante las cuentas que el cliente había creado. Un borrado que el arranque deshace no es un borrado.

Las capturas y la demo de esta página salen de una instancia de demostración con datos inventados. No aparece ningún dato real del gimnasio, ni su nombre, ni su marca.

← Todos los casos Siguiente: Más de trece sitios en cuatro años, y ninguno se parecía al anterior →